Learn From The Eagle (Operation Behavior) -Kajian Tentang Tingkah laku operasi sesuatu Organisasi

           

    Asalamualikum Bertemu kembali didalam Arena Blogging, Kali ini Admin akan menceritakan tentang tingkah laku operasi yang bertajuk Learn From The Eagle. Okey sapa tahu eagle yakni burung helang? ada mistik dan misterinya tentang kehidupan urung helang ini yang bolehg menjadi contoh untuk perkembangn sesuatu organisasi itu. Tajuk ini Admin ambil dlam salah satu tajuk asigment admin, so kepada mereka yang ingin merubah tingkah laku operasi organisasi boleh berlajar daripada burung helanh ni ye.

PERUBAHAN DIDALAM ORGANISASI

Pada masa ini Negara mengalami banyak perubahan dalam pelbagai bentuk. Ada sesetengah perubahan itu mungkin sesuatu yang kita jangka, ada juga yang berlaku tanpa diduga. Sebagai contohnya, perubahan terhadap harga beberapa barangan kawalan dalam Negara seperti minyak. Persoalan utamanya sejauh mana kita bersedia berhadapan dengan ssuatu perubahan atau setakat mana kita bijak menangani sesuatu perubahan. Khusnya dalam konteks sesebuah organisasi. Secara umumnya, perubahan yang perlaku didalam sesebuah organisasi adalah berkait rapat dengan matlamat untuk mencapai peningkatan prestasi. Terdapat empat katagori utama perubahan iaitu:

 Struktur Organisasi

         Perubahan struktur organisasi melibatkan pertukaran struktur formal yang berkaitan dengan tugas dan hubungan autoriti. Perubahan ini termasuklah pembentukan dasar, system maklumat system perakauaan dan belanjawan, pengurusan strategic, aktiviti orang bawahan, system-sistem ganjaran dan isentif serta pengubahsuian struktur organisasi formal. Perubahan struktur biasanya memberi kesan terhadap keseluruhan organisasi. Sebagi contohnya bagi desing manager di sesebuah organisasi interior design yang tidak mempunyai kemampuan untuk menjalankan tugas mereka dengan efektif, pihat organisasi akan mencari calon yang sesuai , sama ada dari dalam atau pun luar.

 Produk Dan Perkhidmatan

      Perubahan dalam produk danperkhidmatan termasuklah perhubungan produk atau perkhidmatan baru serta pengubahsuaian dan pembaikan kepada produk dan pekidmatan yang sedia ada. Tujuan perubahan ini adalah untuk meningkatkan syer pasaran, menambah pelanggan baru atau pasaran global serta mengekalkan tahap kompetitif organisasi interior Design. Kerap kali produk atau perkhidmatan baru berkait rapat dengan inovasi perubahan teknologi.

Teknologi

        Perubahan teknologi berkait rapat dengan pengeluran dan kaedah-kaedah inovatif untuk menukarkan bahan-bahan mentah kepda produk atau perkhidmatan. Perubahan ini termasuklah robotic, optic gentian, alat-alat pemprosesan, statelit computer, computer laser, perisian-perisian dan lain-lain inovasi teknikal. Selain itu aliran kerja, kawalan kualiti, pembaikan kerja, keberkesanan kos, dan masa memproses juga tergolong dalam katagori ini.

Manusia( Pekerja, Pelanggan)

       Perubahan manusia merujuk kepada gelagat individu, sikap, kepercayaan, atau pegangan, persepsi, kemahiran, asas-asas ilmu, keupayaan dan jangkaan kerja mereka. Perubahan gelagat mungkin mencakupi usaha-usaha individu, kumpulan unit ataupun seluruh organisasi. Peningkatan kemahiran didalam kepimpinan, komunikasi, perancangan, pengurusan konflik, penyelesaan masalah, latihan teknikal yang khusus, perhubungan kemanusian dan imej kendiri juga adalah termasuk dalam kumpulan ini. Objektif utama bagi pembagunan kemahiran dan perubahan gelagat adalah untuk mengukuhkan produktiviti individu dan prestasi organisasi keseluruhan.

Proses Pengurusan Perubahan

      Terdapat banyak model yang cuba menjelaskan proses perubahan terancang dalam proses perubahan itu sendiri. Dalam model lewin perubahan organisasi terancang melaluai tiga fasa yang jelas dan berkait rapat. Fasa tersebut terdiri daripada  fasa kesedaran (unfreezing), Perubahan (changing), dan penggukuhan ( Refreezing)
              

Berdasarkan model perubahan terancang ini, terdapat beberapa aktiviti yang terlibat dalam ketiga-tiga fasa iaitu:

Fasa1 : Kesedaran

-Menyediakan situasi untuk berubah

Menetapakan keperluan untuk berubah

Menciptakan ketidakpuasan terhadap status quo

Atasi sebarang tentangan terhadap perubahan yang dirancang

Bentuk satu wawasan untuk masa hadapan

Perubahan didalam organisasi  perlu dilakukan dengan menetapkan keperluan untuk berubah, apa yang diperlukan untuk masa apa masa hadapan. Mencuba mendekati orang bawahan dengan memberi kesedaran kepada mereka, dan menyatakan organisasi akan membuka cawangan baru di luar Negara , oleh itu mereka dapat meningkatkan prestasi kerja mereka. Bagi yang inginkan bekerja di cawagan luar Negara , mereka perlulah memiliki sifat-sifat kualiti yang dikenhendaki oleh organisasi. Perubahan ganjaran dan gaji serta pakej yang menaraik akan ditawarkan kepada para pekerja yang berjaya. Secara automaticnya persaingan akan berlaku.

Fasa 2 : Perubahan

Perubahan sebenar dilakukan

Kompenan-kompenan organisasi diubah

Latihan kemahiran dilakukan

Sumber-sumber organisasi menyokong perubahan sepenuhnya

Setelah perancang telah ditatapkan, organisasi akan merubah beberapa kelayakan-kelayakan yang perlu ada bagi para pekerja untuk berkhidmat di luar Negara. Latihan akan diberikan kepada mereka yang berkelayakan, untuk memenuhi keperluan tenaga kerja yang kualiti.

Fasa 3 : Pengukuhan

Perubahan pengenalan distabil dan diinstitusikan

Gelagat-gelagat baru diperkukuhkan

Penilian atau maklumbalas dibuat

Pengubahsuian dibuat

Segala perancangan dan perubahan akan diwartakan. Ini membolehkan gelagat-gelagat baru diperkukuhkan. Para pekerja akan merasa teruja dengan perubahan yang dilakukan. Oerganisasi akan membuat penilian dan maklumbalas terhadap para pekerja.

HALANGAN -HALANGAN KEPADA PERUBAHAN ORGANISASI

Didalam menuju perubahan organisasi , terdapat 2 halangan yang menjadi halangan kepada organisasi iaitu:

a   Halangan Individu

b  Halangan Organisasi

Halangan Individu
Halangan ini berkaitan dengan para pekerja di organisasi. Bagaimana tanggapan mereka terhadap perubahan ini. Perhubungan antara para pekerja akan menimbukan konflik. Kerena persaingan akan berlaku bagi merebut peluang yang ditawarkan. Dan begitu juga dengan pemahaman mereka terhadap perubahan yang akan berlaku tersebut.

Halangan Organisasi
Halangan organisasi ini merujuk kepada imbuhan ganjaran yang akan ataupun sudah diberikan kepada para pekerja. adakah mereka berpuas hati dengan ganjaran tersebut. Adakah ganjaran yang mereka bakal dapat itu setimpal dengan hasil usaha mereka. Latihan yang mereka terima, adakah latihan ini bersesuaian dengan kebolehan mereka, dan adakah dapat meningkatkan kemahiran mereka. 

Strategi Untuk Perubahan

Bagi melakukan sesuatu perubahan strategi-strategi perlu dirancang. Terdapat tiga cara iaitu:

Perubahan Didalam Struktur Organisasi

Perubahan didalam struktur kerja perlu dilakukan. Struktur organisasi yang dibentuk bukan sahaja memberi kesan terhadap produktiviti dan ekonomi, akan tetapi ia turut memberi kesan terhadap kepuasan kerja yang dilakukan. Pembentukan struktur organisasi dapat mengalakan peryertaan para perkerja yang berkemahiran serta dapat meningkatkan prestasi organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan sesuai akan membolehkan tugas dan tanggung jawab dapat difahami dengan mudah disamping dapat memberi faedah kepada keberkesanan dan kecekapan pengurusanya. Ia juga menyumbang kejayaan organisasi. Struktur organisasi tersebut akan menjadi garis panduan sebelum sesuatu tindakan perlaksanaan dilakukan. Ini memandangkan ia boleh dijalankan dimana-mana bahagian  dalam organisasi, iaitu samada dalam bahagian organisasi iaitu samada diperingkat strategic, pertengahan mahupun operasi.

Perubahan Dalam Teknologi Organisasi

Pekerja yang kurang mahir akan dipertingkatkan kemahiran mereka. Teknik bantuan akan diberikan bagi mengubah teknik membuat kerja yang lama, yang mungkin kurang efektif. Mereka juga akan dilatih ataupun diberikan kursus jangka pendek bagi meningkatkan kemahiran mereka. Alatan yang kurang sesuai akan ditukar kepada yang lebih berteknologi. Keadan ini membolehkan para pekerja dapat mengadaptasikan teknologi tekini  di tempat kerja. Mesin-mesin pemotong akan ditukar kepada yang berteknologi robotic, supaya peningkatan pengeluran dapat dilakukan. Proses kerja yang dilakukan secara manual akan ditukar secara automatic, bagi melancarkan pergerakan. Perisian-perisain computer akan di upgradekan bagi perisain rekabentuk, ini membolehkan menepati kehendak semasa

Perubahan Pekerja

Peningkatan kemahiran pekerja kepada yang lebih mahir. Kursus jangka pendek mahu pun panjang perlu diberikan kepada para pekerja. Sikap pekerja perlu diubah bagi mendapatkan produktiviti yang lebih tinggi terhadap kerja mereka. Jabatan HR memain peranan penting didalam meningkatkan motivasi pekerja. Komunikasi antara pekerja perlu dipertingkatkan bagi mengurangkan konflik yang berlaku di tempat kerja,

Keinginan untuk berubah

Pekerja yang kurang berkemahiran akan diterapakan kepada meraka bahawa betapa perlunya perubahan untuk menjadi lebih baik dari keadaan asal mereka. Jika mereka di keadaan asal timbulnya ketidak puasan terhadap rakan sekerja mahupun organisasi. Sikap ini harus dikikis terhadap para pekerja.

Menyahbekukan

Pemikiran Pekerja akan diganggu supaya mereka dapat dimotivasikan dengan corak tingkah laku yang baru.keadaan ini dapat menaikan tekanan untuk berubah dan dapat mengurangkan ancaman. Para pekerja akan saling bergantung antara satu sama lain bagi memotivasikan diri mereka.

Perubahan

Tingkahlaku yang baru akan diperaktikan oleh para pekerja. Mereka akan mempelajari antara satu sama lain sikap baru tersebut dan akan membuat perbandingan antara satu sama lain. Taingkah laku yang baru ini akan dapat dipraktikkan dalam keadaan yang diperlukan

Beku semula

Sikap yang baru ini apabila telah sebati dan boleh diterima oleh para pekerja, ia akan menjadi satu personality bagi para pekerja. penyelesaian masalah akan senang di selesaikan. Matlamat-matlamat perubahan dapat dicapai.

Latihan Pembangunan 

     Latihan pembangunan adalah memberi manusia kemahiran yang akan membolehkan mereka membangun atau mengembangkan potensi mereka sepenuhnya dan membuat sumbangan yang maksima kepada organisasi, bukan sahaja pada masa kini tetapi juga pada masa hadapan. Memberi latihan atau tidak, bukan lagi merupkan satu pertanyaan yang memerlukan jawapan. Perubahan yang pesat oleh dunia diikuti dengan perubahan sosial, politik, ekonomi dan teknologi memeberi kesan kepada perjalanan organisasi  Oleh yang demikian pelu melakukan perubahan dan pengubuahsuaian organisasi secara luaran dan dalaman. bagi menghadapi cabaran akibat perubahan yang berlaku ini, latihan pembangunan merupkan satu alat yang penting. Latihan pembangunan dapat dilihat sebagai satu aktiviti yang boleh membantu organisasi bagi menghadapi cabaran yang akan datang.

      Pelanggang bermutu ting masa kini menuntut perkhidmatan dan produk yang bermutu tinggi. Organisasi akan mengunakan latihan yang berinovatif dan memperkenalkan amalan-amalan baru, akan dilihat sebagai lebih berpotensi dan kukuh dari segi kewangan berbanding dengan organisasi yang lain. Seorang pekerja harus mempunyai pemahaman dan pengetahuan bagi membolehkanya memantau dan memperbaiki kualiti perkhidmatan dan produk. Pekerja akan mampu membuat demikian, jika ada amalan dan latihan pembangunan didalam organisasi. Ianya bukan sekadar merekabentuk program, bahkan sebahagian sumber manusia, pengerusi latihan dan juru latih haruslah berkeupayaan untuk mendorong pekerja belajar, menimba ilmu pengatahuan dan berkongsi pengatahuan tersebut bersama rakan-rakan sekerja yang lain.

Objektif Latihan Dan Pembangunan

Organisasi terdiri daripada pekerja dan melaluai usaha mereka sendiri, organisasi boleh mencapai objektif dengan jayanya. Objektif organisasi boleh terdiri daripada pengeluaran barangan kepada memberi perkhidmatan. Oleh yang demikian, latihan dan pembangunan memberi sumbangan kepada kejayaan dan membolehkan pekerja untuk :

-          Mengembangkan sikap yang sihat dan sempurna. Pgrom latihan dan organisasi  adalah bertujuan membentuk sikap pekerja supaya menyokong aktiviti-aktiviti terancang organisasi dan untuk memperolihi kebih kerjasama dan komitmen serta kesetian terhadap Organisasi

-          Menambah keyakinan dan moral pekerja. Dengan bertambahnya pengatahuan dan kemahiran yang telah diberikan, pekerja akan menghadapi kerjanya dengan penuh keyakinan dan kepastian. Kepercayaan kepada diri sendiri secara langsung akan meningkatkan kemahiran yang berlipat kali ganda.

-          Mewujudkan hubungan kukuh antara pekerja dengan kejayanya

-          Meningkatkan kemahiran dan mengurangkan fenomena keusangan. Kerja-kerja yang dilakukan oleh pekerja tidak static. Mereka perlu mengemaskini kemahiran dengan mempelajari perkara baru supaya mereka boleh meningkatkan keberkesanan bekerja.

-          Menyediankan pekerja kepada tugasan pada masa hadapan. Memberi peluang untuk meningkatkan kedudukan didalam hiraki organisasi atau lebih terlatih serta beralih kepada tugasan yang akan mendapat kenaikan pangkat.

-          Memperbaiki prestasi pekerja dan seterusnya memperbaiki prestasi organisasi. Cara yang kos-efective dan efisian dalam menjalankan sesuatu tugasan atau perkerjaan dipelajari oleh pekerja semasa latihan. Ini membolehkan produktiviti bertambah dan lebih berkualiti. Kerativiti dan insiatif dikalangan pekerja juga akan digalakkan.

Pemimpin

      Pemimpin dan kepimpinan tidak dapat dipsahkan daripada struktur organisasi. Ia merujuk kepada factor kemanusian yang menyatupadukan sesuatu kumpulan dan motivasikan kearah pencapaian objektif. Setiap organisasi memerlukan pemimpin-pemimpin yang benar-benar boleh memimpin orang bawahan mereka. Kepimpinan berlaku apabila sesorang itu mendorong, memujuk, dan mempengaruhi orang lain untuk berusaha kearah pencapaian matlamat-matlamat organisasi. Ia juga terdiri daripada interaksi-interaksi kelakuan dengan rakan sekerja, pekerja-pekerja bawahan, ketua, para pelanggan dan pihak-pihak lain. Boleh dikatakan dimana wujudnya seorang pengurus yang berkesan didalam suatu sistem pengurusan yang cekap, disitu juga terdapat seorang pemimpin yang berkesan. 

Ciri-Ciri Pemimpin Dan Kepimpinan Yang Sesuai Untuk Perubahan Organisasi 

- Mempunyai pengatahuan yang luas, semakin tinggi kedudkan sesorang dalam hiraki kepimpinan organisasi ia semakin dituntut untuk mampu berfikir dan bertindak secara rasional

- Berkemampuan Berkembang

- Mempunyai sikap yang rasa ingin tahu, merupakan satu sikap yang mencerminkan dua hala.

- Daya ingatan yang kuat, pemimpin harus mempunyai daya ingatan yang kuat dan mempunyai kemampuan intelaktual yang tinggi

- Keterampilan berkomunikasi secara efektif, fungsi komunikasi didalam organisasi antara lain: memotivasikan, ekpresi emosi, penyampian informasi, dan juga fungi pengawasan.

- Berkemampuan membezakan hal yang penting dan patut didahulukan.

- Menjadi pendengar yang baik

- ketegasan

- Keberanian

-Mampu bertindak secara objektif, kerana kejayaan sesebuah organisasi bergantung kepada kemampuan pemimpin bertindak secara objektif

Kesimpulan

Mengapa organisasi perlu perubahan? Perubahan amat penting didalam mana-mana organisasi dan kepentingan peranan ini dijangka akan meningkat pada masa akan datang. Jika berlaku kemerosotan ekonomi perubahan perlu dilakukan. Pelbagai faktor memainkan peranan penting didalam perubahan ini. Yang paling ketara adalah latihan pembangunan organisasi. Keadaan ini membawa impak yang besar kepada organisasi. Kerana ia boleh mempertingkatkan kemahiran bahkan kerjaya seseorang pekerja didalam organisasi. Organisasi berubah bukan hanya ketika ada masalah, tetapi kita harus sentiasa mengadaptasi dengan perubahan sekeliling agar organisasi terus mantap. Didalam mengurus perubahan organisasi Organisasi, pemimpin haruslah menjadi pemikir, pelaksana dan penilai kepada perubahan itu serta sedia mengambil kira faktor-faktor seperti jangkaan keperluan dan tuntutan daripada para pekerjadan bukan merancang dari aspek strategic, teknikal dan pulangan material semata-mata. Kepimpinan organisasi Organisasi menjadi faktor yang penting dalam mengurus perubahan dan turut diberikan keperihatinan yang utama kerana ada antara perubahan yang mereka lakukan sering menemuai kegagalan. Dalam banyak keadaan perubahan yang diperkenalkan bukan setakat tidak berjaya mencapai matlamat seperti yang diharapkan tetapi harus berhadapan dengan permasalahan baru sedangkan permasalahan lama tidak berjaya dibendung. Keadaan ini berlaku dikatakan kerana pemimpin mengambil tindakan tanpa mengambil kira jangkaan, keperluan dan tuntutan yang berkaitan dan menerima kesan langsung perubahan yang dilakukan.

Pemimpin perlu ingat bahawa mereka tidak boleh secara bersendirian melakukan perubahan sungguhpun mereka berperanan menentukan visi dan misi di sebalik perubahan. Sebaliknya orang bawahanya yang berada dibarisan hadapan lebih mengatahuai keperluan bagi perubahan dan bagaimana hendak berhadapan denganya. Perubahan berkait rapat dengan mengurus perasaan dalam orang bawahnya sendiri. Perubahan terancang antaranya bermaksud perubahan yang drastic, pesat dan melibatkan keseluruhan jentera operasi. Perubahan ini juga merupakan perubahan yang dilaksanakan secara besar-besaran sama ada satu reformarsi, proaktif dan transformasi. Perubahan ini dilakukan bertujuan untuk menganti, memusnah dan merubah keseluruahan jentera dan pasarana organisasi dan dilaksanakan bagi memastikan kelangsungan organisasi

Perubahan tidak terancang, antara maksudnya perubahan yang dilakukan bagi memenuhi tuntutan masa dan situasi sebagai reaksi kepada tekanan persekitaran. Perubahan ini tidak dianggap sebagai ancaman kepada kelangsungan organisasi, malah akan lebih memantapkan lagi organisasi dan perubahan ini dikenali sebagai ancaman kepada perubahan membangun yang melibatkan skop yang terhad dan boleh kembali kepada situasi asal jika perubahan yang dilakukan tidak berjaya sebagaimana dirancang. Hal ini adalah kerana perubahan dilakukan dalam kawalan pemimpin.

Pemimpin perlu bersedia untuk menghadapi ketidak pastian bagi menjayakan perubahan, antaranya dengan cara membangkitkan kepercayaan dan keyakinan yang tinggi dalam kalangan orang bawahanya terhadap perubahan yang dilakukan. Pemimpin yang berkesan harus menjadi model sebenar sebagai agen perubahan dengan membuktikan perubahan dapat dilakukan. Oleh itu Organisasi harus membuat pilihan sama ada bersedia untuk melakukan perubahan secara teratur dan menghadapi pelbagai kemuningkinan atau menolak perubahan dengan menunggu saat `kematian` organisasi dibawah kepimpinan mereka.

Sumber : Tesis UM( Operation Behavior) Ilhaamie binti Abdul Ghani Azmi – Amalan pengurusan sumber manusia berteraskan kompentasi dan kualiti Perkhidmatan dalam organisasi awam di Malaysia: Kesaling bergantungan tugasan sebagai penyerdahanaan –

En. Raja Rusman Raja Samah– nota kuliah Ob – UM

USAID -Human Resource management rapid Assesment Tool for Public and Private Sector Health Organization . www.msh.org page 2,5,6,7,8,11,15,16,17(date 10/4/2011)